Pourquoi votre équipe de CAA doit-elle se réunir ?

Tout le monde est occupé. Tout le monde jongle avec différentes tâches. Même si votre équipe de CAA envoie des messages, des courriels ou des photos, il est important de prendre le temps de s'asseoir et de se réunir.

Prendre le temps d'organiser des réunions d'équipe de CAA permet d'établir des relations de collaboration. Cela permet de résoudre les problèmes de manière créative et permet aux équipes d'être sur la même longueur d'onde. Que vous vous rencontriez en personne ou en ligne, prenez le temps de vous réunir régulièrement. Il est important de veiller à ce que ces réunions se déroulent dans un esprit de collaboration et de respect pour tous les membres de l'équipe. Voici sept conseils pour réussir les réunions d'équipe de CAA.

1. Mettez au clair qui fait partie de l'équipe de CAA et qui doit assister à chaque réunion.

Prenez le temps de décider qui doit participer à chaque réunion d'équipe. L'utilisateur de CAA lui-même est le membre central de l'équipe. En tant que tel, il doit toujours être invité et encouragé à participer autant que possible. Certaines équipes de CAA peuvent être plus petites, avec seulement le parent, l'éducateur et l'orthophoniste. D'autres peuvent être plus grandes et inclure des para-professionnels, des administrateurs, des spécialistes en technologies d’assistance, des thérapeutes du comportement et des ergothérapeutes. Certaines réunions nécessitent la participation de tous. D'autres fois, quelques personnes clés se réunissent pour aborder une question spécifique.

Par ailleurs, qui organisera les réunions ? Chaque équipe a besoin d'une personne qui prenne l'initiative de fixer le lieu et la date des réunions.

2. Fixez la réunion et l'ordre du jour

Choisissez une heure et un lieu qui conviennent à tous les membres de l'équipe. Veillez à prévoir suffisamment de temps pour permettre la discussion et donner à chacun la possibilité de participer. Pour éviter tout sentiment de précipitation, choisissez un moment où chacun dispose d'un temps « tampon » au cas où la réunion durerait plus longtemps que prévu.

Avant la réunion, discutez-en sur votre canal de communication habituel : Quels sont les objectifs de la réunion ? De quoi voulez-vous discuter ? Quels sont les problèmes à résoudre ? Établissez un ordre du jour avant la réunion. Ainsi, tout le monde peut se préparer et sait à quoi s'attendre. Si vous ne savez pas de quoi discuter, consultez notre modèle de réunion d'équipe de CAA pour trouver des idées.

Télécharger le modèle de réunion CAA

3. Rassemblez les informations nécessaires à votre réunion.

Maintenant que vous connaissez l'ordre du jour de la réunion, réfléchissez aux informations que vous devez apporter. Y a-t-il des articles ou des recherches que vous avez lus récemment et dont vous voulez discuter avec le reste de l'équipe ? Y a-t-il quelque chose qui se passe avec l'utilisateur de CAA dont vous voulez discuter ? Apportez toute la documentation ou même les photos et les vidéos que vous avez.

N'oubliez pas que l'équipe de support d'AssistiveWare peut toujours recommander des recherches et des articles sur différents sujets. Il y a beaucoup de preuves sur les meilleures pratiques de CAA, mais vous ne savez pas ce que vous ne savez pas. Partagez ce que vous trouvez avec l'équipe de CAA pour aider à développer une compréhension commune.

Parlez à l'avance de la réunion avec l'utilisateur de CAA. Assurez-vous de vérifier s'il y a quelque chose qu'il aimerait ajouter ou partager avec le reste de l'équipe.

4. Respectez chaque membre de l'équipe et ses expériences.

Rappelez-vous que chaque membre de l'équipe est un expert à sa manière. Écouter toutes les voix de l'équipe et respecter l'opinion de chacun (même si elle est différente de la vôtre) est un premier pas important pour que tous les membres de l'équipe se sentent inclus et valorisés.

Apprenez-en plus sur les pensées et les expériences des différents membres de l'équipe en lisant les blogs écrits par des enseignants, des orthophonistes, des parents et des utilisateurs de CAA sur le travail au sein d'une équipe de CAA.

5. Travaillez à une compréhension commune

Commencez les réunions en partageant des histoires et en célébrant les succès. C'est une façon positive de démarrer.

Ensuite, les membres de l'équipe peuvent partager les nouvelles. S'il y a des problèmes communs, faites un brainstorming avec l'équipe. Comment pouvez-vous travailler ensemble sur ce problème ? Faites circuler les idées de tout le monde. Toutes les idées sont valables.

Si quelqu'un affirme quelque chose, ne vous contentez pas d'être en désaccord. Demandez des preuves.

Apportez des preuves à la réunion. Par exemple, si vous savez que vous voudrez dire "L'enfant a besoin d'accéder à plusieurs fonctions de communication", vous devez être prêt à étayer cette affirmation par des preuves.

Si quelqu'un dit « Il/elle n'est pas prêt(e)s pour la CAA", cette affirmation doit être étayée. N’hésitez pas à demander des preuves et des exemples plutôt que d'ignorer les préoccupations de quelqu'un. Il est normal de remettre en question les hypothèses et d'en discuter. Trouvez ensuite comment vous pouvez travailler ensemble sur ces questions.

Lorsque les gens sont inclus dans le processus de résolution des problèmes, ils s'investissent davantage dans la solution. Décidez quels sont les points problématiques qui sont urgents et qui nécessitent une solution immédiate. Discutez ensuite des points qui sont à long terme et sur lesquels on peut travailler au long cours. Il est important de résoudre les problèmes de communication actuels tout en développant les compétences nécessaires pour résoudre les problèmes futurs.

6. Prenez des notes et mettez-vous d'accord sur les prochaines étapes

Prenez des notes pendant la réunion. Vous pouvez utiliser notre modèle de réunion d'équipe de CAA. Au cours de la réunion, décidez des prochaines étapes à suivre. Assurez-vous que tout le monde comprend et est sûr de ce qu'il doit faire pour aller de l'avant. Documentez les étapes et partagez-les avec tous les membres de l'équipe de CAA afin que chacun en ait une copie à laquelle il pourra se référer. Demandez à chacun de signer le plan. Mettez-vous d'accord pour aller jusqu'au bout et essayez de faire ce que vous avez convenu ensemble. N'abandonnez pas trop vite ; observez les étapes suivantes pendant la durée convenue. Il peut s'agir de 6 à 12 mois. Après tout, la CAA prend du temps. Une fois la réunion terminée, veillez à fixer la date de votre prochaine rencontre.

7. Restez en contact après la réunion

Demandez à l'équipe de se mettre d'accord sur la manière de rester en contact entre les réunions. Des courriels ou une messagerie de groupe peuvent faire l'affaire. Faites en sorte de prendre des nouvelles et de partager régulièrement avec l'équipe ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Discutez des difficultés et résolvez-les tout en prenant le temps de célébrer les succès de toute l'équipe de CAA.